Der Servicebereich Deutsche Post Real Estate Germany (DPREG) nimmt die zentrale Steuerungsfunktion aller operativen Immobilientätigkeiten des Konzerns in Deutschland und darüber hinaus in Europa und EMEA wahr. Der Bereich verantwortet das Management von mehr als 10.000 Immobi-lien mit einer Gesamtfläche von mehr als 23 Mio. Quadratmetern. Als in-terner Dienstleister orientiert sich der Bereich Real Estate an den spezifi-schen Erfordernissen der einzelnen Unternehmensbereiche. Ziel ist es, ein vollständiges Angebot an Immobilienservices für alle Bereiche des Deut-sche Post Konzerns zu bieten.

Zur Optimierung der Aufgabenbearbeitung innerhalb der DPREG, d.h. zur Verwaltung und Instandhaltung der Immobilien und dabei speziell zur Prü-fung und Freigabe von Rechnungen, wurde ein neues webbasiertes Java Viewing und Redlining Tool gesucht.

Das neue System sollte eine bestehende Fat Client Applikation ablösen und gleichzeitig so nah wie möglich an der bestehenden Lösung anknüp-fen. Ziel hierbei war es, die Einarbeitungszeit und den Schulungsaufwand der Mitarbeiter zu minimieren.

Weitere Anforderungen an das neue System waren:

• Die Integration in FileNet und SAP
• Die Anzeige verschiedenster Dokumentformate
• Das Anbringen von Bemerkungen (Annotationen) um Dokumente mit Freigabe-, Ablehnungs-, Kontierungsstempeln und weiteren Annotationstypen versehen zu können.
• 100% webbasiert als JAVA basierte Server – Thin Client Lösung
• Die individuelle Anpassbarkeit und Einbau verschiedenster Zu-satzfunktionen.

Nach strengen Auswahlkriterien und dem Vergleich verschiedener Produk-te fiel die Wahl auf eReview von Research Engineers. Die Umsetzung und Integration erfolgte anschließend in enger Zusammenarbeit mit der Deut-schen Post IT Solutions Europe.

Zusammenfassend erbrachte die Integration folgende Lösung:

• Die eingehenden Dokumente werden elektronisch erfasst, im File-Net Archiv abgelegt und mit SAP Business Objekten verknüpft.
• Durch den im SAP gestarteten Dokumentenworkflow kann der An-wender gezielt das Dokument auswählen und durch einen Maus-klick einfach aus dem Repository laden.
• Das in eReview zur Anzeige gebrachte Dokument wird durch ent-sprechende Annotationen gebucht, freigegeben, abgelehnt od. mit sonstigen Bemerkungen versehen. Anschließend werden die Be-merkungen zu dem Dokument im Repository abgelegt und beim nächsten Aufruf automatisch mitgeladen.
• Der nachfolgende Sachbearbeiter kann aus dem SAP Dokumen-tenworkflow das Dokument laden und aufgrund der angebrachten Bemerkungen weiter mit dem Dokument verfahren, bis der Ge-schäftsvorgang abgeschlossen ist.

• Dokumente werden automatisch durch einen technischen Benutzer beim Aufruf gesperrt und können so nicht gleichzeitig mehrfach bearbeitet werden.
• Die Migration der bestehenden Annotationen erfolgt on the fly, beim ersten Aufruf bestehender Dokumente.
• Die Ablage der neuen Annotationen erfolgt als neutrales XML For-mat.
• Es ist kein Roll out erforderlich.
• Die Oberfläche wurde zu 100% der abgelösten Applikation ange-passt – kein Schulungsaufwand nötig.

Die so entstandene Lösung ist seit Anfang 2006 im produktiven Einsatz der DPREG.