Abb1: eReview – Gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Dokument für FileNet P8, Government und TCM

Abb2: eReview – Java basiertes Viewing mit Markup und Annotationsmöglichkeiten in FileNet P8, Government und TCM

Abb3: eReview – Java basierter Multiformat Viewer für über 200 verschiedene Dateiformate in FileNet P8, Government und TCM

Abb4: eReview – 2D/3D - Viewing, Collaboration in FileNet P8, Government und TCM

Das Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten ist eine Standard-Anforderung an FileNet Produkte. Mit dem Team Collaboration Manager kommt jetzt das Prinzip der Online Teamarbeit hinzu. Das hier vorgestellte Produkt „eReview“ der kalifornischen Firma Research Engineers vereinigt die Funktionalität des Anzeigens & Annotierens von mehr als 200 Dateiformaten mit der Möglichkeit zur Online Teamarbeit in Echtzeit und ist vollständig in P8 Workplace, Government und TCM integriert.

Die Funktionalität des Viewing (Dokumenten-Ansicht) und Markup (Aufbringen von Annotationen) stellt eine Standard-Anforderung an praktisch jede FileNet Installation dar. Ein dafür geeignetes Produkt zeichnet sich durch eine einfach zu handhabende Benutzer-Oberfläche aus, sowie durch die Funktionalität des Anzeigens einer Vielzahl verschiedener Dateiformate wie Raster-, CAD- und Vektorformate, oder Dokumente aus Office-Applikationen und im PostScript/PDF Format.
eReview ist ein entsprechendes, für die FileNet Produktlinie optimiertes View & Markup Werkzeug. eReview erlaubt die Ansicht und Bearbeitung von über 200 verschiedenen 2D/3D Dokumenten- und Zeichnungsformaten, ohne dabei über die diversen und oft teuren Originalprogramme, mit denen die Daten erzeugt wurden, verfügen zu müssen. Bei der in eReview für die Dokumenten-Bearbeitung eingesetzten Technik des Markup findet keine Veränderung des Original-Dokumentes statt, da die vom Benutzer hinzugefügten Anmerkungen in einer separaten Begleitdatei gespeichert werden. Dies gewährleistet die Integrität des Dokumentes und unterbindet unkontrollierte Änderungen. Schon mit dieser „lokalen“, d.h. Einzelbenutzer-, Funktionalität bietet eReview einen oft unverzichtbaren Mehrwert zu FileNet P8 Workplace und Government. Der FileNet Team Collaboration Manager führt jetzt das Konzept der Online-Teamarbeit ein, für das eReview ebenfalls eine wertvolle Ergänzung darstellt.

Bis vor wenigen Jahren arbeiteten Mitarbeiter vorwiegend in zentralisierten Teams, wobei sich die einzelnen Projektmitglieder im gleichen Raum oder zumindest Gebäude befanden. In ähnlicher Weise waren die Fertigung oder Abwicklung, das Marketing und der Verkauf zentral zusammengefasst. Team-Mitglieder konnten sich ohne größeren Aufwand treffen, Notizen vergleichen, Informationen austauschen, Probleme beseitigen und die weiteren Aktivitäten koordinieren. In der heutigen globalen Dienstleistungs- und Entwicklungslandschaft liegen die Firmengruppen und -abteilungen häufig jedoch geografisch verteilt. Ausserdem werden oft kritische Bestandteile des Projektes an Unterauftragnehmer vergeben, und es ist mittlerweile die Regel, dass Partnerfirmen in verschiedenen Ländern oder gar Kontinenten angesiedelt sind.
Die Vorteile der traditionellen Teamarbeit zwischen lokal konzentrierten Mitarbeitern werden dabei allerdings schmerzlich vermisst, und dies um so mehr, als die Zeit zur Projektabwicklung oder die Entwicklungskosten durch separierte Prozesse negativ beeinflusst werden. Während Telefon, Fax und E-Mail unverzichtbare Bestandteile der neuen Bürolandschaft sind, stellen sie doch nur unzulänglichen Ersatz für simultane, persönliche Teamarbeit dar. Genau an diesem Punkt greifen FileNet TCM und eReview an.

Online-gestützte Dokumenten-Management bzw. View & Markup Produkte sollten erfahrungsgemäß in drei Modi operieren können: „Lokal“ auf dem Desktop – wenn View & Mark-Up Funktionalität von lediglich einem Benutzer benötigt wird; Im „Asynchronen“ Modus – wenn Teams geografisch und zeitlich separat, aber trotzdem an einem Projekt arbeiten. Hierzu müssen die relevanten Dokumente in einen virtuellen Arbeitsraum gestellt und dort bearbeitet werden. Den Programmsystemen kommt dann die Aufgabe zu, den sequentiellen Ablauf der Arbeiten zu organisieren und die Projektmitglieder über den jeweils aktuellen Status des Projektes bzw. der Dokumente zu informieren; „Online in Teamarbeit“ – mit View & Markup simultan in Echtzeit.
Zur Umsetzung dieser Anforderungen ist JAVA die ideale Plattform. Server-/Client-basiert ermöglicht es dem System-Administrator ein zentrales Verwalten und Einspielen der Produkte und Updates. Darüberhinaus ist JAVA eine Betriebssystem-unabhängige Architektur, die diverse Systeme wie Linux, Windows, Solaris, Mac, AIX, HP-UX, ... zulässt.

In eReview, als echter JAVA-Anwendung, kontrolliert der Leiter der Sitzung die Privilegien der Teilnehmer hinsichtlich Änderung der Dokumenten-Ansicht und des Hinzufügens von Markups oder Annotationen. Die Teilnehmer können Dokumente zunächst auf dem lokalen Desktop bearbeiten und dann zu einem späteren Zeitpunkt während der Sitzung mit anderen Teilnehmern synchronisieren, um so wichtige Anmerkungen gemeinsam zu sichten und zu diskutieren. eReview erlaubt die Selektion vertraulicher Markups und Kommentare, so dass diese vor Teilnehmern mit geringerem Sicherheitsstatus ausgeblendet werden können. Im Zusammenspiel mit der FileNet-Produktlinie setzt eReview alle gestellten Anforderungen um und bildet so die Grundlage für effektive Online Teamarbeit.

eReview ist ein JAVA basiertes Viewing, Redlining und Annotations-Werkzeug, das mehr als 200 Dateiformate (2D & 3D) unterstützt. Die vorhandenen Integrationsmodule für FileNet P8 Workplace, Government und Team Collaboration Manager ermöglichen es dem Anwender, jedes im FileNet Repository abgelegte Dokument anzuzeigen. Gleichzeitig können Annotationen auf das Dokument bzw. die Zeichnung aufgebracht und abgespeichert werden, wobei das Original Dokument unverändert bleibt. Die Annotationen tragen so zu einem optimalen Dokumenten Workflow bei. Im Zusammenspiel mit TCM geht eReview noch einen Schritt weiter. Mehrere Anwender können gleichzeitig, von verschiedenen Standorten im Web, die Dokumente in einer Online Collaboration Sitzung betrachten. Diese Teamarbeit in Echtzeit erspart Zeit & Geld und hilft Missverständnisse bei der Bearbeitung von Dokumenten und Zeichnungen zu minimieren.